Assistente Administrativo

Sustentar a rotina administrativa da imobiliária, cuidando da documentação de venda e locação, do controle de contratos, cobranças, repasses, chaves e vistorias, e garantindo que os imóveis da carteira estejam cadastrados, anunciados, sinalizados e divulgados com agilidade e dentro do padrão da empresa, com atendimento cordial a clientes, proprietários, inquilinos e corretores.

• Atender telefone, WhatsApp, e-mail e balcão, identificando se o contato é de interessado, proprietário, inquilino, corretor ou fornecedor, e dando o encaminhamento devido.

• Receber clientes na imobiliária, organizar a sala de atendimento e controlar a agenda de visitas e reuniões.

• Registrar no sistema/CRM os contatos recebidos pelos anúncios (portais, site, redes sociais, WhatsApp, telefone e placas) e encaminhar ao corretor responsável pelo imóvel ou pelo rodízio.

• Manter atualizada a planilha de contatos por imóvel e por canal de origem para acompanhamento da Coordenação.

• Receber dos corretores as informações dos imóveis captados (venda, prontos, terceiros e locação) e conferir se os dados estão completos: endereço, metragem, dormitórios, vagas, valores, condomínio e IPTU.

• Conferir e arquivar a documentação do imóvel e do proprietário (matrícula, IPTU, autorização de venda ou locação, documentos pessoais).

• Agendar e acompanhar sessões de fotos e vídeos dos imóveis, orientando a organização do ambiente para a captação das imagens.

• Cadastrar os imóveis no sistema da imobiliária com fotos, descrição e características, mantendo a ficha de cada imóvel atualizada.

• Publicar os imóveis da carteira nos portais imobiliários (ex.: ZAP, Viva Real, OLX, Imovelweb) e no site da imobiliária, com texto padronizado e fotos tratadas.

• Atualizar preços, condições e status dos anúncios conforme informação dos corretores.

• Retirar do ar imóveis vendidos, alugados ou suspensos no mesmo dia da comunicação.

• Conferir periodicamente a qualidade e a veracidade dos anúncios (fotos, informações, destaque) e apontar ajustes à Coordenação.

• Solicitar, controlar e registrar a instalação e a retirada das placas de “Vende” e “Aluga” nos imóveis captados.

• Manter controle de estoque de placas e acionar o fornecedor para reposição e instalação.

• Controlar o chaveiro: entrada, saída, devolução e cópias, com registro de quem retirou e quando devolveu.

• Organizar a agenda de visitas e acompanhar a devolução das chaves no mesmo dia.

• Montar fichas de imóvel e apresentações simples para os corretores enviarem aos clientes.

• Elaborar e enviar a lista semanal de imóveis disponíveis (vitrine da carteira) para a equipe.

• Produzir artes de imóveis em modelos aprovados no Canva para uso dos corretores no WhatsApp e nas redes sociais.

• Programar publicações de imóveis disponíveis, novidades da carteira e imóveis vendidos ou alugados, conforme cronograma aprovado.

• Responder mensagens e comentários iniciais com respostas padrão, direcionando os interessados ao corretor responsável.

• Enviar informativos a proprietários, inquilinos e clientes da base, com conteúdo aprovado.

• Enviar a carteira atualizada e materiais de imóveis às imobiliárias e corretores parceiros.

• Manter atualizado o cadastro de imobiliárias e corretores parceiros (contato, CRECI, responsável).

• Organizar a logística de visitas agendadas, open house e plantões em imóveis: chaves, abertura, materiais, sinalização e registro de visitantes.

• Apoiar ações de captação (panfletagem, comunicados em condomínios e divulgação de “anuncie seu imóvel”), conforme aprovação da Coordenação.

• Montar as pastas de locação e conferir a documentação do pretendente (renda, documentos pessoais, ficha cadastral).

• Encaminhar e acompanhar a análise cadastral e as garantias (fiador, seguro-fiança, título de capitalização ou caução), cobrando retorno das seguradoras e analistas.

• Elaborar contratos de locação em modelo aprovado, coletar assinaturas e providenciar as vias para as partes.

• Agendar e arquivar as vistorias de entrada e de saída, conferindo laudos e fotos.

• Controlar renovações, reajustes por índice, rescisões e avisos de desocupação, avisando as partes com antecedência.

• Emitir boletos de aluguel, encargos e taxas, e enviar aos inquilinos dentro do calendário.

• Acompanhar recebimentos, identificar inadimplência e fazer a cobrança administrativa por telefone, mensagem e carta, registrando cada tentativa.

• Apurar e conferir os repasses aos proprietários, com demonstrativo de valores recebidos, descontos e taxas.

• Controlar contas a pagar da imobiliária (fornecedores, condomínio, IPTU de imóveis administrados) e organizar os comprovantes.

• Montar a pasta da proposta e do negócio, conferindo documentos do comprador, do vendedor e do imóvel.

• Acompanhar o andamento de financiamentos, avaliações e processos em cartório, cobrando prazos e retornos.

• Organizar a agenda de assinaturas e o arquivo dos contratos e distratos.

• Controlar o pagamento e o registro das comissões, conforme orientação da direção.