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Somos uma faculdade dedicada à formação de empreendedores. Acreditamos na educação como ferramenta essencial para o desenvolvimento do país e nos empreendedores como agentes de mudança, inovação e geração de valor.

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Analista de Facilities | Link School of Business

Você gosta de organização, operação e tecnologia? Tem olhar para processos, facilidade para acompanhar diferentes demandas e vontade de encontrar formas mais inteligentes de fazer as coisas acontecerem?

Então essa vaga pode ser para você!

Estamos buscando uma pessoa organizada, analítica e com senso de urgência para atuar no acompanhamento da operação de Facilities da Link. Seu papel será garantir que os chamados de limpeza, manutenção e portaria sejam atendidos dentro do prazo, acompanhar fornecedores no dia a dia e transformar os dados da operação em informações que apoiem a tomada de decisão.

Além disso, buscamos alguém que tenha inconformismo com o trabalho manual e repetitivo e curiosidade para automatizar processos, relatórios e rotinas da área.

O que fará parte do seu dia a dia:

Acompanhar os chamados de Facilities desde a abertura até a conclusão, garantindo o cumprimento dos SLAs acordados;
Trabalhar em interface com TI para garantir que os chamados sejam corretamente classificados e direcionados;
Acionar equipes internas e fornecedores, acompanhar prazos e cobrar a conclusão das demandas;
Escalar para a coordenação chamados que ultrapassem o prazo, apresentem reincidência ou dependam de decisões fora do seu escopo;
Garantir que os chamados sejam encerrados com causa e solução registradas, mantendo a base de dados confiável;
Consolidar e analisar dados como volume de chamados, tempo médio de atendimento, cumprimento de SLA, reincidência e áreas demandantes;
Produzir relatórios periódicos da operação e sinalizar padrões, gargalos e oportunidades de melhoria;
Acompanhar as demandas de limpeza, manutenção e portaria relacionadas a eventos, garantindo que estejam abertas, alocadas e atendidas na data;
Atuar em parceria com a área de Eventos e como backup do Analista de Eventos em períodos de férias e ausências;
Acionar fornecedores e prestadores no dia a dia, realizar agendamentos e acompanhar a execução dos serviços;
Documentar e revisar os fluxos de atendimento, propondo simplificações sempre que identificar retrabalho ou recorrência de erros;
Mapear atividades manuais e repetitivas e identificar oportunidades de automação;
Construir e manter automações para formulários, classificação e roteamento de chamados, alertas de SLA e painéis de acompanhamento;
Automatizar a geração de relatórios, reduzindo a necessidade de consolidação manual de dados;
Especificar para Sistemas e TI as demandas que exigem desenvolvimento, apresentando o problema, volume e ganho esperado;
Documentar as automações implantadas para garantir que os processos não dependam de uma única pessoa.

O que você precisa ter:

Experiência mínima de 3 anos em Facilities, manutenção predial, help desk ou operações de serviços;
Experiência com ferramentas de gestão de chamados, como Tiflux ou similares, incluindo gestão de fila, SLA, classificação e relatórios;
Conhecimento intermediário de Excel ou Google Sheets, incluindo tabela dinâmica, filtros e gráficos;
Capacidade de analisar e interpretar indicadores de SLA, tempo de atendimento e reincidência;
Experiência com construção de formulários, regras e integrações em ferramentas no-code ou low-code, como Google Workspace, Power Automate, Zapier ou Make;
Conhecimento de automação de planilhas e relatórios, incluindo fórmulas avançadas, importação e consolidação automática de dados;
Conhecimento básico a intermediário em construção de dashboards no Looker Studio, Power BI ou ferramentas similares;
Noções de limpeza, manutenção predial e portaria suficientes para classificar e priorizar demandas;
Capacidade de cobrar prazos de colegas e fornecedores com persistência e educação;
Organização e disciplina para manter a fila de chamados e os registros atualizados mesmo em momentos de alto volume;
Comunicação clara para informar prazos, andamento e conclusão das demandas;
Senso de urgência e capacidade de distinguir o que é urgente do que é importante;
Inconformismo com o retrabalho e disposição para transformar tarefas repetitivas em oportunidades de melhoria.

Será um diferencial se você tiver:

Experiência em instituições de ensino;
Vivência na definição ou revisão de SLAs e catálogos de serviços;
Experiência com automação de rotinas administrativas ou operacionais utilizando ferramentas no-code;
Familiaridade com Notion ou outras ferramentas de organização e gestão de fluxos;
Experiência prévia com apoio operacional a eventos.