Com 30 anos de atuação, o Instituto Baccarelli é referência em educação, cultura e inclusão social, utilizando a música como ferramenta de transformação da sociedade e de promoção de oportunidades, especialmente para crianças e jovens em situação de vulnerabilidade.
Valorizamos a diversidade e promovemos a igualdade de oportunidades. Incentivamos a inscrição de pessoas de todas as idades, identidades de gênero, orientações sexuais, religiões, etnias e condições físicas e intelectuais. Nossos processos seletivos são pautados pela competência, integridade e respeito.
Se você acredita no poder transformador da educação, da arte e do esporte, será um prazer receber sua inscrição.
Responsabilidades e atribuições
Administrar a agenda pessoal das direções, controlando compromissos e prazos. Gerenciar pendências e definir o encaminhamento de documentos.
Assistir à direção durante reuniões, organizando e preparando materiais necessários.
Recepcionar visitantes, fornecer informações, atender solicitações e chamadas telefônicas.
Filtrar ligações, anotar e transmitir recados, orientar e encaminhar pessoas, com atenção especial a autoridades e usuários diferenciados.
Ler documentos, levantar informações, consultar outros departamentos, criar e manter banco de dados atualizado. Cobrar ações, respostas e relatórios, controlar cronogramas e prazos, direcionar informações e acompanhar processos.
Reproduzir documentos, confeccionar clippings, redigir ofícios, memorandos, cartas, convocações, atas e outros documentos administrativos. Realizar pesquisas bibliográficas e elaborar relatórios, digitar e formatar documentos. Criar convites, planilhas, gráficos e preparar apresentações.
Receber, controlar, triagem, destinar, registrar e protocolar correspondências.
Estruturar e planejar eventos, realizando checklist, pesquisa de local, reserva de sala, envio de convites e convocações, confirmação de presença, e providenciar materiais, equipamentos e serviços de apoio. Garantir suporte durante o evento e organizar diárias, hospedagem, passagens e documentação legal das direções (passaporte, vistos, etc.).
Identificar a natureza dos documentos, determinar a forma de arquivamento, classificar, ordenar, cadastrar e catalogar documentos. Arquivar correspondência e manter arquivos atualizados.
Utilizar ferramentas de informática para a elaboração e controle de documentos, relatórios e apresentações.
Requisitos e qualificações
Ensino superior completo ou cursando em Secretariado Executivo, Administração, Gestão Empresarial ou áreas correlatas.
Inglês intermediário ou avançado
Experiência anterior em assessoria administrativa, secretariado executivo ou suporte a gestores e diretorias.
Experiência com organização de agendas, reuniões, documentos e eventos.
Experiência no atendimento a diretorias, presidências ou executivos.
Conhecimento de ferramentas de gestão de agendas, reuniões e organização de documentos.
Desejável:
Experiência na organização de viagens nacionais e internacionais e no atendimento a autoridades e representantes institucionais.
Jornada: 40h semanais
Bolsa Auxilio: R$ 8.573,87/Mês
Beneficios:
😋 Vale-refeição e/ou alimentação;
🚍 Vale-transporte, conforme necessidade (Bilhete Único, TOP, etc);
⚕️ Assistência médica (opcional);
🦷 Assistência odontológica (opcional);
🏋️ Wellhub (auxílio academia)-(opcional);
🙌 Seguro de vida;
📚 Parceria com o SESC;
🥳 Happy Day (folga no dia do aniversário);
"Em atenção ao art. 59-A do Estatuto da Criança e do Adolescente, incluído pela Lei 14.811/2024, as instituições que desenvolvem atividades com crianças e adolescentes devem exigir e manter certidões de antecedentes criminais atualizadas a cada 6 meses de todos os colaboradores.
Por essa razão, caso você seja selecionado, será solicitado atestado de antecedentes criminais válido, a ser apresentado na data da contratação ou em momento definido pelo Baccarelli"
Fonte: solides
