Estamos buscando uma Secretária Executiva para atuar como elo entre a diretoria e as demais áreas da empresa, organizando rotinas administrativas, gerenciando agendas e garantindo que a comunicação corporativa flua com eficiência.
Mais do que executar tarefas, buscamos alguém com raciocínio próprio: uma profissional capaz de antecipar necessidades, lidar com múltiplas demandas ao mesmo tempo e dar suporte direto em processos que exigem atenção redobrada, como as licitações da empresa , tratando cada tarefa, grande ou pequena, com o mesmo capricho.
O que você vai fazer
- Gerenciar agendas, compromissos e reuniões da diretoria, organizando horários e prioridades;
- Atender chamadas telefônicas, e-mails e visitantes, prestando informações e encaminhando demandas às áreas responsáveis;
- Elaborar e revisar documentos, relatórios, atas e correspondências;
- Dar suporte na organização e conferência de documentação para processos licitatórios, acompanhando prazos e exigências de cada edital;
- Elaborar planilhas e controles em Excel para apoiar a gestão;
- Organizar arquivos físicos e digitais, mantendo sigilo e confidencialidade das informações;
- Controlar materiais de escritório e solicitar compras conforme necessidade;
- Apoiar na organização de eventos, reuniões e viagens corporativas;
- Prestar suporte administrativo à diretoria e demais áreas da empresa;
- Zelar pelo cumprimento das normas internas e políticas corporativas;
- Participar de treinamentos, reuniões e ações de melhoria contínua;
O que buscamos
- Excel avançado (fórmulas, tabelas dinâmicas, organização de controles)
- Experiência prévia como secretária executiva
- Boa redação e domínio de correspondência formal/institucional
- Experiência ou familiaridade com processos de licitação é um diferencial importante
- Disponibilidade de horário, a rotina de licitações exige dedicação em momentos de prazo apertado, podendo haver extensão de jornada.
