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Está é uma oportunidade com início previsto para janeiro de 2027.

A pessoa Secretária da Direção Executiva, será responsável por prestar suporte administrativo e organizacional à Direção Execetiva, contribuindo para a eficiência dos processos, a organização das agendas, o acompanhamento dos encaminhamentos institucionais e a articulação entre as diferentes lideranças da unidade.

Ensino Médio completo, preferencialmente com formação técnica ou superior em andamento em Administração, Secretariado, Gestão Escolar ou áreas correlatas.
Experiência em atividades administrativas, preferencialmente no apoio a gestores, diretorias ou coordenações.
Desejável experiência em ambiente educacional.
Domínio das ferramentas Google Workspace e conhecimentos de Microsoft Office.
Boa comunicação oral e escrita.
Capacidade de organização de múltiplas demandas, agendas e prazos.
Discrição e responsabilidade no tratamento de informações institucionais.
Disponibilidade para participação em reuniões, eventos e atividades institucionais relacionadas à função, observadas as regras aplicáveis à jornada de trabalho.

Apoio à Direção Executiva e organização administrativa

Prestar apoio administrativo direto à Direção Executiva, organizando documentos, informações, agendas e demandas relacionadas à gestão da unidade.
Organizar e acompanhar a agenda do Diretor Executivo, incluindo reuniões internas, atendimentos, compromissos institucionais e eventos.
Receber, organizar e encaminhar solicitações destinadas à Direção Executiva, observando prioridades e orientações da liderança.
Apoiar a elaboração, digitação, revisão, formatação e organização de documentos, apresentações, relatórios, planilhas e comunicações institucionais.
Manter organizados os arquivos físicos e digitais da Direção Executiva, assegurando a adequada identificação, atualização e confidencialidade das informações.
Apoiar o acompanhamento de prazos, solicitações e encaminhamentos administrativos, contribuindo para a continuidade dos processos e o cumprimento das demandas.

Organização de reuniões e acompanhamento de encaminhamentos

Organizar reuniões da Direção Executiva com as demais diretorias, coordenações, equipes e parceiros institucionais.
Preparar convites, pautas, materiais e recursos necessários para reuniões e encontros.
Registrar atas, decisões e encaminhamentos administrativos, quando solicitado.
Manter atualizados os registros de encaminhamentos, responsáveis e prazos definidos nas reuniões.
Apoiar o acompanhamento das pendências institucionais, solicitando atualizações aos responsáveis conforme orientação da Direção Executiva.
Organizar o calendário de reuniões e compromissos periódicos da equipe diretiva.

Comunicação e articulação institucional

Atuar como ponto de apoio administrativo na comunicação entre a Direção Executiva, a Direção Acadêmica, a Diretoria de Desenvolvimento Humano e Acolhimento e as coordenações.
Receber e encaminhar demandas de professores, colaboradores, estudantes e famílias, direcionando-as aos profissionais e setores responsáveis.
Apoiar a organização e o envio de comunicados, convites e informações institucionais.
Facilitar a circulação de informações administrativas entre as lideranças, respeitando os fluxos de comunicação e os níveis de responsabilidade estabelecidos.
Manter comunicação cordial, profissional e discreta com a comunidade escolar e parceiros externos.
Apoiar o atendimento de visitantes, representantes institucionais e convidados da Direção Executiva.

Apoio às coordenações e às demais diretorias

Prestar suporte administrativo às coordenações e às demais diretorias do Bonja International, conforme organização das demandas e prioridades definidas pela Direção Executiva.
Apoiar a organização de documentos, reuniões, materiais e informações necessárias ao funcionamento das equipes.
Colaborar na organização administrativa de eventos, encontros com famílias, formações e atividades institucionais.
Apoiar a articulação com setores como Recursos Humanos, Comunicação, Tecnologia da Informação, Infraestrutura, Secretaria Escolar e demais áreas institucionais.
Contribuir para a padronização dos procedimentos administrativos e a melhoria dos fluxos internos de trabalho.

Organização de informações e processos institucionais

Manter atualizados controles administrativos, planilhas de acompanhamento e registros de demandas da Direção Executiva.
Apoiar a organização de informações e documentos relacionados ao planejamento anual, projetos e iniciativas institucionais.
Acompanhar solicitações administrativas encaminhadas a outros setores, verificando prazos e retornos conforme orientação.
Organizar repositórios digitais compartilhados, assegurando a adequada estruturação e localização dos documentos.
Contribuir para a melhoria contínua dos processos administrativos, propondo soluções que favoreçam organização, agilidade e eficiência.

Nossos benefícios: