Recepcionista

IMPORTANTE

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Ter Experiência em Recepção

Responsável pelo atendimento e acolhimento de pacientes, familiares, profissionais e visitantes, garantindo uma recepção organizada, cordial e eficiente.

Atuar na organização da rotina de recepção, controle de agenda, confirmação de atendimentos, direcionamento de pacientes e profissionais, atendimento telefônico e por canais digitais, além de prestar suporte às atividades administrativas da clínica.

A Recepcionista deve contribuir para que a experiência do paciente e de sua família seja acolhedora desde a chegada à clínica até a saída, mantendo postura profissional, ética, cordial e humanizada.

1. Abrangência da Função

• Atendimento presencial e telefônico;
• Atendimento por WhatsApp e demais canais oficiais;
• Recepção e acolhimento de famílias;
• Acompanhamento das agendas;
• Confirmação de atendimentos;
• Controle de chegada e saída dos pacientes;
• Apoio aos profissionais;
• Organização da recepção;
• Cadastro e atualização de informações;
• Comunicação entre famílias, profissionais e setores;
• Controle de documentos e informações;
• Apoio aos processos de faturamento e financeiro, quando necessário.

2. Principais Responsabilidades

• Recepcionar pacientes, responsáveis, profissionais e visitantes.
• Realizar atendimento presencial, telefônico e digital.
• Realizar o acolhimento inicial das famílias.
• Controlar e organizar as agendas dos profissionais.
• Confirmar os atendimentos.
• Registrar faltas, cancelamentos e remarcações.
• Orientar pacientes e familiares sobre horários e localização das salas.
• Direcionar demandas aos setores responsáveis.
• Apoiar os profissionais na organização da rotina de atendimento.
• Manter a recepção organizada.
• Atualizar cadastros e informações dos pacientes.
• Registrar ocorrências e demandas relevantes.
• Preservar o sigilo das informações dos pacientes.
• Cumprir as normas e procedimentos internos.

3. Atendimento e Acolhimento das Famílias

• Recepcionar as famílias de forma cordial e acolhedora.
• Identificar o paciente e o atendimento agendado.
• Orientar sobre a localização das salas.
• Informar sobre eventuais atrasos ou alterações na agenda.
• Auxiliar famílias em dúvidas administrativas.
• Receber reclamações, sugestões e solicitações.
• Encaminhar demandas aos responsáveis.
• Manter postura tranquila e profissional em situações de conflito.
• Evitar fornecer informações técnicas ou clínicas que sejam de responsabilidade dos profissionais.

O atendimento deve refletir os valores da clínica, especialmente acolhimento, respeito, empatia, humanização e cordialidade.

4. Controle de Chegada e Atendimento

• Registrar a chegada dos pacientes.
• Informar o profissional sobre a chegada, quando necessário.
• Orientar a família sobre o local de espera.
• Acompanhar situações de atraso.
• Comunicar ao profissional quando houver mudança relevante.
• Registrar faltas e cancelamentos.
• Informar à coordenação situações recorrentes.

5. Apoio aos Profissionais

• Informar a chegada dos pacientes.
• Apoiar na comunicação de alterações de agenda.
• Auxiliar na localização de salas.
• Encaminhar documentos e solicitações administrativas.
• Comunicar informações relevantes aos setores responsáveis.
• Apoiar a organização da rotina dos profissionais.

A Recepcionista não deverá interferir em decisões técnicas ou terapêuticas.

6. Organização da Recepção

• Manter balcão e área de atendimento organizados.
• Zelar pela organização dos documentos utilizados na recepção.
• Manter materiais de uso da recepção disponíveis.
• Comunicar necessidade de reposição de materiais.
• Manter ambiente adequado para acolhimento das famílias.
• Orientar visitantes e prestadores.
• Evitar acúmulo de documentos ou objetos na recepção.

7. Apoio Administrativo

Conforme orientação da liderança, poderá auxiliar em:

• Organização de documentos;
• Impressões;
• Digitalizações;
• Controle de formulários;
• Atualização de planilhas;
• Organização de arquivos;
• Encaminhamento de documentos aos setores;
• Controle de correspondências;
• Apoio em comunicados aos responsáveis.

8. Apoio ao Financeiro e Faturamento

Quando fizer parte do fluxo definido pela clínica, poderá:

• Orientar famílias sobre canais de atendimento financeiro;
• Encaminhar comprovantes de pagamento;
• Informar sobre pendências administrativas, conforme orientação;
• Apoiar a coleta de assinaturas;
• Encaminhar documentos relacionados aos atendimentos;
• Comunicar ao Financeiro informações recebidas dos responsáveis.