Sobre a vaga

Garantir suporte administrativo estruturado à unidade clínica, assegurando organização documental, fluidez dos processos internos, apoio às equipes clínicas e administrativas, acompanhamento de demandas operacionais, interface com fornecedores, suporte a faturamento e manutenção da rastreabilidade das informações que sustentam a operação da clínica.

Responsabilidades

Apoiar a organização, atualização, arquivamento e rastreabilidade de prontuários, registros clínicos, documentos administrativos e informações da unidade, observando sigilo, LGPD e diretrizes internas.
Controlar documentos institucionais, declarações, contratos, atas, relatórios, comunicados internos e demais registros necessários à rotina administrativa.
Apoiar a elaboração, atualização e acompanhamento de fluxos operacionais padrão, procedimentos internos, checklists e controles administrativos da unidade.
Apoiar terapeutas, supervisores, coordenação clínica, recepção e Gerência de Unidade nas demandas administrativas do dia a dia.
Organizar e encaminhar informações entre recepção, equipe clínica, gestão local e áreas corporativas, garantindo clareza, prazo e rastreabilidade.
Apoiar demandas relacionadas a guias, autorizações, listas de presença, documentos de convênios, glosas, faturamento e demais informações necessárias ao ciclo de receita.
Levantar necessidades de materiais administrativos, insumos e itens de uso clínico-administrativo, apoiando solicitações de compras conforme política interna.
Solicitar, organizar e comparar propostas de fornecedores, quando demandado, subsidiando a liderança local ou áreas corporativas na tomada de decisão.
Acompanhar entregas, conferir documentos recebidos, apoiar controle básico de estoque e registrar ocorrências relacionadas a fornecimento ou pendências operacionais.
Organizar documentação para prestação de contas, auditorias internas, controles administrativos e solicitações das áreas corporativas.
Atender, registrar, direcionar ou acompanhar demandas administrativas de pacientes, famílias, convênios, parceiros e fornecedores, dentro dos limites da função.
Apoiar a comunicação interna sobre processos, mudanças organizacionais, fluxos, prazos e orientações institucionais.
Participar do mapeamento, melhoria e padronização de processos administrativos da unidade.
Apoiar implantação de sistemas, ferramentas digitais, controles, automações e melhorias de rotina administrativa.
Contribuir com projetos de qualidade, auditoria, organização documental, melhoria operacional e eficiência administrativa.
Sinalizar riscos administrativos, documentais, financeiros, operacionais ou de comunicação que possam impactar atendimento, faturamento, experiência das famílias ou funcionamento da unidade.

Graduação em Administração, Finanças, Contabilidade ou áreas afins
Domínio intermediário do Microsoft Excel (fórmulas, tabelas dinâmicas, macros básicas)
Conhecimento de processos de faturamento e emissão de notas fiscais
Boa capacidade de análise de dados e atenção a detalhes
Habilidade de comunicação clara e eficaz em relatórios e interações internas

Experiência com sistemas ERP (SAP, TOTVS, Oracle) e integração de dados
Conhecimento de legislações fiscais e normas de faturamento
Capacidade de automatizar tarefas repetitivas com ferramentas como Power Automate ou VBA
Experiência em gestão de processos e melhoria contínua

Redução de erros no faturamento em até 15% por meio de validações aprimoradas
Agilização do ciclo de faturamento em 20% graças à automação de tarefas
Contribuição para a conformidade fiscal e diminuição de penalidades
Impacto direto na precisão dos relatórios financeiros e na satisfação dos clientes internos