Sobre a vaga
SOBRE A VAGA
Estamos em busca de um(a) Assistente Administrativo organizado(a), proativo(a) e comprometido(a) para integrar o time de Eficiência da Mosello Advocacia.
- A pessoa será responsável por apoiar as rotinas administrativas do escritório, garantindo a organização dos processos, o atendimento às unidades e o suporte às demandas operacionais, contribuindo para a eficiência e padronização das atividades administrativas.
RESPONSABILIDADES
- Executar e acompanhar as rotinas administrativas das unidades do escritório.
- Realizar cotações, compras, pedidos e acompanhamento de fornecedores e prestadores de serviços.
- Gerenciar solicitações de manutenção predial, infraestrutura, limpeza, conservação e serviços gerais.
- Controlar contratos, documentos, vencimentos e informações relacionadas aos fornecedores e prestadores.
- Realizar o controle de patrimônio, bens, móveis, equipamentos e movimentações entre unidades.
- Controlar estoque de materiais de escritório, limpeza, copa, itens institucionais, uniformes e demais materiais administrativos.
- Organizar e acompanhar o envio e recebimento de materiais, equipamentos e demais itens entre as unidades.
- Conduzir e apoiar os processos administrativos relacionados a viagens corporativas, incluindo reservas, hospedagens, passagens, créditos e reembolsos.
- Realizar e acompanhar reservas de salas, estrutura para reuniões, eventos e compromissos institucionais.
- Organizar e executar eventos internos, ações institucionais e demais demandas relacionadas à estrutura administrativa.
- Garantir a preparação das unidades para reuniões, eventos, visitas de sócios, diretores, clientes e demais compromissos.
- Acompanhar a organização e manutenção dos ambientes, garantindo o cumprimento dos padrões definidos pela área.
- Controlar linhas telefônicas, serviços de telefonia, internet e demais serviços de infraestrutura contratados.
- Realizar o controle e acompanhamento de solicitações realizadas por meio dos sistemas e ferramentas administrativas.
- Alimentar e manter atualizados controles, planilhas, indicadores, checklists e sistemas da área.
- Acompanhar processos de movimentação de ativos, incluindo entrega, devolução, transferência e registro de equipamentos.
- Organizar documentos físicos e digitais, garantindo atualização, arquivamento e rastreabilidade das informações.
- Acompanhar notas fiscais, comprovantes, documentos de fornecedores e demais registros necessários aos processos administrativos.
- Atender e acompanhar demandas administrativas das diferentes áreas do escritório.
- Identificar pendências, cobrar responsáveis e acompanhar as demandas até sua conclusão.
- Garantir o cumprimento dos procedimentos e padrões administrativos estabelecidos pela área de Eficiência.
- Apoiar a identificação de oportunidades de melhoria, padronização e otimização dos processos administrativos.
- Ensino médio completo ou superior cursando ou concluído em Administração, Processos Gerenciais, Contabilidade ou áreas correlatas.
- Experiência em rotinas administrativas.
- Conhecimento intermediário em Microsoft Office, especialmente Excel.
- Experiência em escritório de advocacia ou empresa de prestação de serviços.
- Conhecimento em processos de compras, gestão de fornecedores ou facilities.
- Experiência com controle patrimonial, contratos ou viagens corporativas.
- Conhecimento em Power BI, Planner, SharePoint ou Power Apps.
- Vivência em ambientes com múltiplas unidades ou operações administrativas.
A Mosello Advocacia é um escritório especializado em assessoria jurídica empresarial, com atuação em todo o território nacional e foco nas áreas de Direito Empresarial, Tributário, Trabalhista, Civil, Societário e Recuperação Judicial. Oferecemos soluções jurídicas estratégicas e personalizadas para empresas de diversos setores, com excelência técnica, ética e agilidade. Conheça mais sobre a Mosello no site -> Mosello
